Asset Management Software, Solusi Automatisasi Pengelolaan Barang di Perusahaan Anda

POSJAKUT - Mengatur aset bisnis di dalam perusahaan bukanlah hal yang mudah seperti yang dibayangkan banyak orang yang belum pernah menjalani bisnis.

Namun, dengan kemajuan teknologi era saat ini semakin memudahkan pengelolaan aset dalam bisnis, salah satunya dengan menggunakan asset management software.

Pengelolaan aset yang baik tentunya memiliki pengaruh yang sangat besar di dalam perkembangan bisnis di perusahaan Anda.

Semakin baik pengelolaan yang perusahaan lakukan, tentunya akan semakin maju perkembangan yang ada di perusahaan tersebut.

Pada pembahasan artikel kali ini, kami akan menjelaskan secara detail apa saja tentang asset management software yang dapat Anda gunakan di perusahaan yang Anda tangani.

Terlebih lagi, di era digital seperti ini semuanya serba teknologi. Mau tidak mau, manajer harus akrab dengan teknologi di dalam perusahaannya jika ingin bersaing dengan kemajuan zaman dan perusahaan-perusahaan yang lain.

Jika tidak, perusahaan yang Anda kelola hanya akan tertinggal dan kalah saing dengan perusahaan lainnya. Selain teknologi, pengelolaan aset dengan basis internet juga tidak kalah penting untuk Anda ketahui.

Pengertian Asset Management Software secara Umum

Banyak pebisnis yang melakukan pengelolaan aset secara manual atau menggunakan perangkat sederhana seperti spreadsheets dan database cloud seperti Google Drive. Namun, Anda bisa lebih mudah melakukan pengelolaan aset dengan mempercayakannya kepada penyedia layanan asset management software.

Lalu, apa itu aplikasi pengelolaan aset itu sendiri? Aplikasi pengelolaan aset atau manajemen aset merupakan salah satu sistem yang disusun secara sistematis dan terstruktur untuk melakukan pengelolaan aset yang dimiliki oleh suatu perusahaan.

Tentunya, dengan memanfaatkan penyedia jasa asset management software, perusahaan dapat lebih fokus untuk mengembangkan inovasi.

Pengelolaan aset yang dilakukan oleh asset management software melakukan tugasnya berdasarkan data aset yang diinput ke dalam data pencatatan dan perekaman segala jenis informasi untuk melakukan kegiatan monitoring nilai dari aset-aset perusahaan dengan cepat, mudah, dan otomatis.

Ada berbagai jenis penyedia aplikasi pengelolaan aset yang dapat dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mengelola aset-asetnya.

Salah satu penyedia software pengelolaan aset perusahaan adalah Mekari Jurnal, dengan segala jenis fitur pengelolaan yang dapat membantu mempermudah kegiatan yang ada di perusahaan Anda berkaitan dengan pengelolaan aset.

Meski memanfaatkan pihak ketiga dan mengeluarkan anggaran lebih untuk membayar jasa mereka, nyatanya cara ini lebih mudah dan sangat menguntungkan ketimbang cara manual.

Penggunaan asset management software yang baik akan membantu perusahaan untuk melakukan berbagai macam kegiatan secara otomatis seperti pengawasan, pelacakan, pengkategorian aset fisik yang dimiliki oleh perusahaan.

Aset fisik tersebut bisa berupa mesin, produk, kendaraan, maupun benda-benda lain yang menjadi aset tanggung jawab oleh perusahaan.

Jika penyedia layanan memiliki basis penyimpanan data induk dalam cloud atau internet, Anda tidak perlu khawatir untuk memikirkan biaya perawatan server beserta sewanya setiap periode.

Sebelum Anda mulai memutuskan untuk menghubungi penyedia asset management software ini, ada beberapa hal penting yang harus Anda perhatikan seperti aset apa saja yang ingin Anda kelola dan mana saja aset yang membutuhkan pengeluaran tersendiri untuk pengrlolaannya.

Sebagai contoh, karyawan perusahaan yang sedang bekerja di luar kantor atau work from home yang menggunakan barang perusahaan seperti ponsel dan laptop kantor serta software jika perusahaan yang Anda miliki memanfaatkan banyak perangkat komputer tersebut untuk kegiatan operasional hariannya.

Memilih aset yang tepat akan sangat membantu sekali dalam operasional perusahaan. Kegiatan di luar kantor akan lebih efisien dalam jangka waktu yang cukup panjang.

Manfaat yang Didapat dari Layanan Software Pengelola Aset Perusahaan

Seperti yang sudah dijelaskan pada bab sebelumnya, berbagai macam kemudahan pengelolaan aset dapat Anda dapatkan jika memanfaatkan layanan asset management software.

Pada penjelasan kali ini, redaksi akan memaparkan manfaat apa saja yang bisa didapatkan oleh perusahaan yang menggunakan sistem pengelolaan ini.

Manfaat yang paling kentara dalam penggunaan aplikasi ini adalah adanya kemudahan dan efisiensi bagi pihak manajemen dalam mengatur aset.

Dengan begitu, pihak manajemen tidak perlu menghabiskan banyak waktu dan tenaga untuk mengurus aset-aset perusahaan yang jumlahnya bisa mencapai ribuan.

Ada yang dikelola dan diawasi dengan berbagai macam kondisi, ada yang dipinjamkan ke perusahaan lain, dibawa oleh karyawan di luar kantor, dan lain sebagainya.

Menggunakan pihak ketiga untuk membantu pengelolaan aset memberikan waktu longgar untuk manajemen sehingga dapat lebih fokus untuk menciptakan inovasi baru demi perkembangan kemajuan perusahaan.

Setidaknya, ada lima lagi kelebihan dari penggunaan asset management software ini yang dapat membantu memudahkan pengelolaan aset yang jumlahnya sangat banyak di dalam perusahaan Anda.

Pengelolaan yang baik adalah faktor penting untuk menyelamatkan harta perusahaan dari kejadian-kejadian yang tidak diinginkan, seperti kehilangan, pencurian, penyelundupan dan yang lain-lain.

Lima manfaat tersebut adalah, dokumentasi aset perusahaan yang lengkap, detail dan otomatis. Kedua, Rekap aset yang dipinjam oleh para karyawan dengan cepat. Ketiga, inventarisir aset perusahaan lebih mudah.

Keempat, membantu mengingatkan manajemen tanggal jatuh tempo peminjaman aset baik oleh karyawan maupun pihak lain di luar perusahaan. Manfaat yang kelima, impor data aset perusahaan dengan efisien.

Kegiatan dokumentasi aset bagi sebagian perusahaan tentunya membutuhkan waktu yang lama apabila dilakukan secara manual. Dokumentasi itu sendiri bisa berbentuk data cetak maupun data elektronik.

Dalam melakukan manajemen atau pengelolaan asset management software ini, Anda harus merancang segala hal yang digunakan dokumen untuk otorisasi transaksi.

Dengan demikian, kegiatan tersebut tidak mengganggu operasional yang berjalan sehari-hari karena manajemen kehabisan waktu untuk memahami dokumentasi tersebut.

Sebagai manajemen yang baik, Anda harus memastikan bahwa di dalam pengelolaan dokumentasi tersebut tidak terdapat adanya kesalahan manusia atau human error.

Pastinya, dengan memanfaatkan asset management software ini, perusahaan dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan pengelolaan.

Jika terdapat beberapa transaksi pengalihan aset seperti pengisian kas dalam jumlah sedikit, pengalihan bentuk barang dan selainnya, Anda harus memastikan segalanya termasuk informasi yang jelas antara siapa yang menyediakan data transaksi, pelaku approval, dan pihak yang melakukan penerimaan aset yang telah dialihkan tersebut.

Informasi tersebut sangat penting untuk dikelola dengan baik agar para karyawan benar-benar serius dalam memegang tanggung jawab terhadap aset-aset milik perusahaan yang mereka kelola.

Segala bentuk dokumentasi yang Anda buat baik secara manual maupun digital elektronik haruslah mencantumkan penomoran yang tersusun secara rapi dan otomatis.

Dengan begitu, jika terdapat dokumen yang hilang akan diketahui sebab ada nomor yang terlompati. Pemberian nomor secara otomatis akan jauh lebih efisien dan sederhana karena hanya perlu memakai program sistem informasi akuntansi atau asset management software.

1. Asset Management Software Memudahkan Rekap Aset yang Ada di Tangan Karyawan

Pengelolaan aset yang dipinjam oleh karyawan seringkali menyebabkan kehilangan, fraud, serta penyalahgunaan fungsi dari aset tersebut.

Dengan memanfaatkan layanan asset management software, Anda dapat memaksimalkan pengawasan barang-barang milik perusahaan.

Dengan adanya pengelolaan aset yang lebih canggih, tentunya karyawan yang memiliki pemikiran jahil untuk menyelewengkan aset perusahaan akan mengurungkan niatnya.

Namun, hal ini tidak boleh menjadi alasan bagi pihak manajemen untuk berleha-leha dalam melakukan pengawasan aset.

Sebab, ada hal lain yang perlu Anda perhatikan untuk menjaga keamanan aset tersebut, tidak hanya dari segi kecurangan yang bisa terjadi secara internal.

Penyalahgunaan ini juga bisa terjadi ketika salah satu pemegang bagian perusahaan membeli aset yang tidak diperlukan dan memangkas anggarannya untuk keperluan pribadi.

Hal ini tentunya sangat tidak diinginkan oleh perusahaan mana pun. Hal yang seperti ini seringkali terjadi karena perusahaan tidak melakukan pencatatan atau perusahaan lengah dalam mengawasi aset yang mereka kelola, termasuk aset yang rusak, hilang, dan aset yang tercuri.

Pengelolaan aset perusahaan tanpa asset management software untuk pencatatan sering kali menimbulkan adanya kesalahan karena minimnya waktu yang ada untuk melakukan kegiatan tersebut.

Sementara itu, aset yang harus dicatat sangatlah banyak dan tidak mungkin untuk mencantumkan kondisi aset secara rinci.

Pembelian aset yang tidak diperlukan dan aset yang melebihi anggaran sering juga terjadi karena kurangnya pemantauan oleh pihak manajemen itu sendiri.

Untuk meminimalisir segala jenis pembelian barang seperti yang sudah disebutkan di atas, Anda harus menggunakan aplikasi atau layanan yang disediakan oleh pihak ketiga.

Anda dapat langsung menghubungi Mekari Jurnal melalui asset management software. Mekari Jurnal merupakan layanan pencatatan aset yang cocok untuk digunakan di berbagai perusahaan di Indonesia.

Banyak perusahaan-perusahaan besar yang sudah merasakan manfaat setelah melakukan mitra kerjasama dengan Mekari Jurnal.

2. Pencatatan Inventaris Aset Secara Otomatis

Dengan melakukan kerjasama dengan pihak ketiga asset management software, Anda dapat melakukan pencatatan aset secara otomatis.

Keuntungan dari pencatatan aset secara otomatis tentunya perusahaan akan memiliki waktu lebih untuk fokus di bidang inovasi baik di bagian HRD, peningkatan kualitas produk, inovasi produk, dan yang lain sebagainya.

Selain itu, pihak manajemen juga dapat menghemat pengeluaran dengan tidak membeli aset yang tidak diperlukan. Mengawasi ketersediaan aset serta dapat mempertahankan kondisi aset lebih lama.

Terkadang, barang yang dikelola perusahaan tidak dapat terjaga dengan baik karena kurangnya perhatian dari pihak manajemen.

Manfaat lain yang bisa didapatkan dari penggunaan aplikasi ini adalah karyawan dan pihak manajemen dapat lebih disiplin dalam meminjam dan mengembalikan aset perusahaan.

Perlu diketahui lagi, bahwa aset perusahaan berbeda dengan barang pribadi yang bisa digunakan seenaknya. Semua pihak yang menggunakan aset milik perusahaan harus benar-benar bertanggungjawab dalam mengurus aset tersebut.

Aset yang diawasi lebih ketat tentunya juga akan menambah kehati-hatian karyawan untuk menggunakan aset tersebut.

Sebagai contoh, karyawan yang bekerja untuk mengirim barang dengan mobil kantor akan lebih berhati-hati dalam menggunakan mobil tersebut.

Dengan disiplinnya tanggal pinjam dan tanggal kembali barang, mereka tidak akan menggunakan aset untuk kepentingan pribadi seperti digunakan untuk berlibur dan sebagainya.

Asset management software Mekari Jurnal

Rekomendasi asset management software terbaik untuk Anda gunakan di perusahaan Anda adalah Mekari Jurnal yang dapat Anda akses melalui website resmi Mekari Jurnal. Nah, demikian ulasan yang dapat kami sajikan, semoga bermanfaat.***asset management software